تنظيم العمل والوثائق

تقوم دائرة القبول والتسجيل باستخدام أفضل الأساليب في الإدارة حيث يشتمل المخطط الهيكلي للدائرة على قسم للقبول والتسجيل وثلاثة شعب ( شعبة القبول،شعبة التسجيل،شعبة الوثائق)، وتتألف شعبة التسجيل من مسجلين عدد (7) موزعين على التخصصات المختلفة إذ يكون كل مسجل مسؤولاً عن عدد من الطلبة ويتابع أمورهم الأكاديمية ، ويشرف رؤساء الأقسام في الدائرة على تنفيذ ومتابعة جميع الأمور. القبول تطبق الدائرة سياسة المركزية في عملية القبول للطلبة الجدد وذلك لإرتباط عملية القبول بعوامل عديدة، وللتسهيل على الطلبة وأولياء أمورهم فإن خطة الدائرة تتمثل في استقبال الطلبة الجدد وأولياء أمورهم من قبل رئيس قسم القبول ورئيس شعبتها والإجابة على استفساراتهم وتدقيق وثائق الطالب الخاصة وإمكانية قبولهم في التخصص المطلوب بناء على الطاقة الاستيعابية المسموح بها للجامعة ومدى مطابقته لشروط القبول بالجامعة. التسجيل تتم عملية التسجيل والسحب والإضافة للمواد الدراسية للطلبة ضمن برنامج زمني ولفترة كافية حسب الأرقام الجامعية والتخصصات والتي يعلن عنها مسبقاً، وتكون مطابقة للتقويم الجامعي لذلك الفصل. وتسهيلاً على الطلبة يمكنهم التسجيل الالكتروني الذاتي عن طريق مختبرات الجامعة وفق خطة الطالب الدراسية من خلال موقع الجامعة (بوابة الطلاب) من داخل الجامعة وخارجها. الوثائق أ- يقوم رئيس قسم الوثائق ورئيس شعبتها بحفظ نسخة من الوثائق الخاصة بالدائرة وأرشفتها في كل فصل دراسي. ب- حفظ قوائم العلامات الأصلية مرتبة في خزائن (قاصات) حديدية خاصة (ضد الحريق) وتدقيق علامات غير المكتمل وحفظ نسخة منها. ج- التدقيق النهائي لمعادلات الطلبة واعتمادها بشكل نهائي.